Развитие технологий, мобильных приложений, различных методов оплаты во время путешествий, в том числе деловых поездок, вынуждает компании все больше подвергать реформированию трэвел политику компании и адаптировать ее под меняющиеся реалии. Компаниям приходится разрабатывать новые специфические пункты в трэвел политике, чтобы охватить все аспекты делового путешествия.
Одной из проблем, с которой сталкиваются как иностранные, так и большинство казахстанских компании, является то, что им порой сложно проследить целевое назначение потраченных средств. В казахстанской практике сотрудники нередко экономят, отдавая предпочтение дешевым, небезопасным отелям, наземному транспорту для того, чтобы «заработать» на не использованной сумме командировочных средств (по возвращению предоставляются «липовые» чеки, отчеты и т.д…Процесс в Казахстане очень популярен!). Подобная «экономия» зачастую происходит в ущерб качеству и безопасности, а значит и эффективности работы. Тем самым не соблюдается основное назначение финансов, выделенных на командировку, - максимально безопасное, комфортное путешествие и проживание сотрудников.
В западных компаниях сотрудники, как правило, используют деньги по своему прямому назначению, но иногда сталкиваются с проблемой отчетности, бухгалтерской волокитой и не эффективной автоматизацией бизнес-процессов (предоставление документов для отчетности и их проверка довольно трудоемкий процесс и занимает длительное время).
Следует отметить, что все правила, нормы командирования, лимиты и регламенты (точнее эти своды документов называются трэвел политикой от англ. travel and expense policy), разрабатывается для оптимизации/экономии бюджета компании, отслеживания основных расходов сотрудника и обеспечения достойных условий работы во время поездок. Для этого в трэвел политике регулируются вопросы бронирования отелей, расходы на питание, методы оплаты, формы отчетности и т.д.. Но основная идея – это донести до всех сотрудников, что компания планирует разумно экономить на корпоративных путешествиях и не допустит неоправданного перерасхода бюджета организации на деловые поездки.
На подобные меры компании толкают и глобальные тренды. Согласно исследованию «Прогноз по туристским расходам 2015» (Travel Price Forecast), проведенному Международной ассоциацией делового туризма (Global Business Travel Association), совместно с компанией CWT, расходы на деловой туризм в 2015-ом году вырастут во всем мире на 8,6%. Расходы на авиабилеты вырастут глобально на 2,2%, в то время как расходы на отели - на 2,6%. Единственная статья расходов, которая практически не изменится в 2015 г., это расходы на наземный транспорт.
Надо сказать, что необходимость усиления контроля над расходами растет во всем мире, в том числе, в Казахстане. Это становится особенно актуальным на фоне негативных ожиданий по динамике роста экономики на ближайшие годы. Под прессом сокращений и поиска способов оптимизации всего, что только можно, находится и государство, и все отрасли экономики. В том числе и в богатой ресурсами стране, в которой некоторое время назад комфортно себя чувствовала «нефтянка», горно-металлургический и финансовый сектор.
Отели
Трэвел политика регулирует также вопросы проживания, регламентируя принципы выбора отелей, а также формируя сеть партнерских отелей, в которых сотрудники компании имеют корпоративную скидку или особые условия. Согласно трэвел политике, сотрудники могут бронировать отель через туристское агентство, обслуживающее компанию, либо с помощью онлайн инструментов по бронированию, через которые руководство может проследить процесс бронирования и соответственно расходы сотрудников.
Во-вторых, трэвел политика определяет лимиты на проживание, категории отелей и номеров, в которых сотрудники могут останавливаться, в зависимости от занимаемой должности. Например, рядовым сотрудникам разрешается проживать в 3-4 звездочных отелях, а топ-менеджерам – в отелях класса люкс. В то же время, трэвел политика предполагает случаи, при которых сотрудники могут выбирать отели классом выше или ниже, в зависимости от ситуации.
Еда, суточные и прочие расходы
Трэвел политика также должна отдельно регулировать вопрос суточных, питания, расходов в случае каких-либо инцидентов. Суточные выделяются в зависимости от количества дней командировки и места назначения (страна, город..). Суточные расходы также различаются в зависимости от должности сотрудника и важности для компании.
В то же время строго оговаривается перечень расходов, которые компания не восстановит ни в коем случае. Это расходы на развлечение, алкоголь, использование дополнительных платных услуг в отелях. В трэвел-политике указывается и определенный лимит на питание. Сотрудники также обязаны обосновать расходы на еду. К примеру, если это просто обед или бизнес-ланч с бизнес-партнером (могут попросить уточнить его должность, роль и обоснование необходимости затрат), то согласно трэвел политике эти расходы компенсируются. Но если во время бизнес путешествия сотрудник встретился со своим давним другом или родственником, и заплатил за них, либо просто посидел с ними за чашкой кофе, то восстанавливаются лишь расходы сотрудника за его личный обед, а посиделки в кофейне считаются встречей, не имеющей бизнес-цели и посему не оплачиваемой компаний.
Сотрудникам также строго рекомендуется предоставить соответствующие документы, чеки, доказывающие факт расходования средств, чтобы компания смогла проанализировать их целевое назначение. Предпочтением является оплата корпоративной карточкой, выданной компанией, для того, чтобы было легко отследить расходы и при необходимости ограничить лимиты. У «прозрачных» инструментов оплат, таких как корпоративные карты и соответствующие чеки, очень много преимуществ. А если это все организованно централизовано по всей компании, к примеру, для 300 или 1000 сотрудников, то бухгалтерия и финансовые контролеры компании могут видеть движения средств и оперативную отчетность, что значительно затрудняет появление «серых» схем.
Также уменьшается необходимость в найме дополнительных бухгалтеров и административных сотрудников, которые обычно в ручном режиме осуществляют контроль процедур, что в результате снижает эффективность, «съедает» время и средства компании.
Наряду с суточными, в трэвел политику включают также расходы на прачечную, мобильную связь, Интернет, визу, медицинскую страховку, страхование личного имущества сотрудника в случае кражи или пропажи, печать и ксерокс, фитнес и т.д. Список прочих расходов жестко оговаривается, чтобы сотрудник понимал, что он может дополнительно потратить на деньги компании, а за что ему придется платить собственными средствами.
Методы оплаты и отчетность
Сотрудникам рекомендуется использовать и оплачивать все расходы во время поездки корпоративной карточкой, выдаваемой компанией. Корпоративные карточки более надежны, чем личные карточки, так как они в отличие от личных карточек, работают по принципу отложенной оплаты. Если мошенники захотят украсть деньги у корпоративного путешественника с его корпоративной карточки, то это будет просто невозможно, так как утверждение на расходы через корпоративную карту выдается организацией, и она может проконтролировать расходы. В случае если использование корпоративной карточки невозможно, сотрудникам рекомендуется посещать такие заведения и места, где они смогут получить чеки за свои расходы.
Корпоративная карточка и наличие чеков помогают компании возместить расходы сотрудника. Организация может в онлайн-режиме получить отчет по корпоративной карточке, а наличие чеков по наличным расходам поможет покрыть те расходы, которые оплачивались «наличкой». Для того чтобы ускорить процесс отчетности, сотрудников обязывают готовить отчеты в оговоренные сроки сразу после поездки. Если компания пользуется услугами туристского агентства при бронировании отелей и авиабилетов, то сотрудник или трэвел координатор также должны получить отчет-сверку от туристского агентства.
Если в компании есть система онлайн-отчета, то всех сотрудников обязывают заполнять онлайн отчет с предоставлением чеков и онлайн выписки с корпоративной каточки. В случае отсутствия онлайн системы, сотрудникам предоставляется форма отчетности, которую они должны заполнить и предоставить компании. В некоторых компаниях система автоматизирована, и трэвел-координатор получает онлайн-отчет от туристского агентства о расходах на отель и авиабилеты, а через онлайн систему получает отчет о расходах по корпоративной карточке. Сотруднику приходится лишь отчитываться за наличные расходы, если таковые есть.
Анализ отчетов может занять несколько дней или недель с момента подачи отчета, но эти сроки тоже должны быть оговорены в трэвел политике заранее. Все может сильно затянутся, если не будет каких-то чеков для бухгалтерии или руководство решит не возмещать отдельные расходы. Из-за человеческого фактора и непрозрачности таких корпоративных процедур данная практика создает напряженность между подразделениями в компании, и является предпосылкой для рисков невыполнения непосредственных задач сотрудника, волокиты с отчетностью давно прошедших командировок.
В целом, трэвел-политика является не только инструментом оптимизации и контроля над расходами на деловые поездки, но в то же время коммуникационным документом, подающим сотрудникам четкий посыл о том, что расходы на деловые путешествия – это не источник доходов, и они не должны каким-либо образом рассчитывать на личную выгоду в этих вопросах.
Аналитический департамент компании Abacus Central Asia
Просмотров материала: 2 017
